Külföldre szólítja a munka? Ráfázhat!

Bár a válság miatt nincs éppen szezonja, mégis elÅ‘fordulhat, hogy egyik nap azon kapjuk magunkat, hogy külföldre kell menni egy konferenciára, elÅ‘adásra, vagy éppen csak egy értekezletre munkáltatónk képviseletében. Nem árt azonban átgondolni, milyen helyzeteket kell elkerülni annak érdekében, hogy itthon utána ne a felmondólevél várjon bennünket.

Pár évvel ezelÅ‘tt még aranykorukat élték – fÅ‘leg a multicégek esetében – a külföldi utazások. Egy konferencia Párizsban, egy értekezlet Londonban, egy prezentáció Kölnben – irigyeltek voltak azok a kollégák, akik gyakran mehettek külföldre, a cég pénzén. Pedig sok esetben az ilyen utazások egyáltalán nem nevezhetÅ‘ek kellemes idÅ‘töltésnek, gyakran feszítettebb tempót kívánnak, és sok olyan banánhéj is elÅ‘kerülhet, amin könnyű elcsúszni.
 

Egy kis turizmus
 

MegfelelÅ‘ szervezéssel és odafigyeléssel a külhoni céges utazást egy kis turizmussal is kombinálhatjuk, persze csak az elfogadható kereteket betartva. Amint tudomást szerzünk az utazás idÅ‘pontjáról, tekintsük át magánszorgalomból az elérhetÅ‘ repülÅ‘járatokat és különösen menetrendjüket. Általában ha a kinti esemény reggel 9-10 magasságában kezdÅ‘dik, repülÅ‘s utazás esetén teljesen elfogadható az elÅ‘zÅ‘ napi érkezés, hiszen elég, ha a gép késik 1 órát, és máris lemaradunk arról, amiért tulajdonképpen kiutazunk. Ha menetrendben kedvezÅ‘bb, nyugodtan felajánlhatjuk, hogy szívesen megyünk fapados légitársasággal akár elÅ‘zÅ‘ nap délelÅ‘tt is (olcsón), így gyakorlatilag az egész délután és este rendelkezésre áll városnézésre, míg ha egy késÅ‘ esti menetrend szerinti géppel érkezünk, már nem nagyon lesz ilyesmire lehetÅ‘ség. (Nem mellesleg, már erre a napra is felvehetÅ‘ a napidíj).
 

Szabad programokra általában 17-18 óra után nyílik lehetÅ‘ség, fÅ‘leg, ha többnapos a rendezvény. Készüljünk fel rá, hogy nagy valószínűséggel a helyiek fognak szervezni egy közös vacsorát, erre illik elmenni, viszont nagy valószínűséggel szinte kizárólag üzleti ügyekrÅ‘l lesz szó, és lehet, hogy kvázi ismeretlenekkel kell 2-3 órát beszélgetni. Jó téma lehet most a gazdasági helyzet, a válság, illetve az adott országban működÅ‘ leányvállalat piaci helyzete. A politikát érdemes kerülni, óriási sértÅ‘dések lehetnek belÅ‘le külföldön is – ha mégis szóba kerül, inkább csak kérdezzünk. Ha a többi estére is van program, de mi inkább mást csinálnánk, nyugodtan hivatkozzunk arra, hogy helyi ismerÅ‘sökkel is találkoznunk kell.
 

Do you understand? Khicshit!
 

Nem szabad ilyen útra kimenni készületlenül – ami nemcsak a saját területünk beható ismeretét jelenti, hanem érdemes tudni a vállalat fontosabb mutatóit, piaci helyzetét, mert akár csak kíváncsiságból is rákérdezhetnek, és elég kellemetlen, ha nem tudunk rá válaszolni. Amennyiben úgy ítéljük meg, hogy a nyelvismeretünk nem megfelelÅ‘, inkább ne menjünk (vagy ha van rá mód, menjen legalább egy jól beszélÅ‘ ember is). Iszonyatosan kellemetlen tud lenni, ha nem értjük pontosan, hogy mirÅ‘l van szó (nehéz lesz utána otthon beszámolni róla), de még kínosabb, ha adott esetben a cég képviseletében csak tÅ‘mondatokban tudunk megszólalni – vagy úgy sem, a cikk írója volt már olyan nemzetközi megbeszélésen ahol az egyik résztvevÅ‘ leginkább csak a „yes”,” no” és a „hehehe”kifejezéseket használta, de azokat nagyon sűrűn.
 

Megijedni sem szabad, természetesen nem vár el senki oxfordi szintű nyelvtudást, az viszont nem árt, ha kiutazás elÅ‘tt a szakmai szókincset felfrissítjük – hiszen a helyszínen szótárt már nem igazán használhatunk. Amennyiben nekünk is elÅ‘ kell adnunk, vagy hozzá kell szólnunk, még itthon, vagy a szállodában, nyugodt körülmények között építsük fel a felszólalás vázlatát, amit a megbeszélés állásának függvényében módosíthatunk helyben. Különösen az elejét érdemes kidolgozni, a gördülékeny kezdet után már szinte biztos, hogy nyugodtabban és szabadabban tudunk majd beszélni.
 

Éjszakai elhajlás
 

Ha már itt vagyok, szórakozzunk egy kicsit – gondolják sokan, amiben nincs is semmi kivetnivaló, ha másnap nem megy a munka rovására – elég ciki például gyűrötten, másnaposan beesni a megbeszélésre, és elkésni sem nagyon illik – ha mégis ez történik, a holtponton egy sürgÅ‘s hazai hívásra hivatkozva 10-15 percre elhagyhatjuk a megbeszélés helyszínét. 
 

Amennyiben kicsit nagyobb bulit szervezünk (ivászat, hölgyek), gondoskodjunk arról, hogy például a céges hitelkártya és egyebeket biztos helyen, a szoba széfjében legyenek elzárva, mert borzasztó ciki másnap magyarázkodni, hogy ugyan miért is veszett el és milyen körülmények között a vállalati eszköz. Ha már hitelkártya: indulás elÅ‘tt ellenÅ‘rizzük, hogy a kártyaadatok benne vannak-e a foglalásban, nehogy kellemetlen helyzetbe kerüljünk a külföldi hotel recepcióján, ahol általában csak bankkártya felmutatása (és fedezetvizsgálata) után engednek be a szobába.
 

A nagy számlagyűjtés
 

Fontos kérdés az utólagos elszámolás. A cégtÅ‘l kapunk napidíjat, ezzel nem kell elszámolni, arra költjük, amire akarjuk (viszont nem árt tudni, hogy az adott havi fizetést majd érinteni fogja), illetve költségkeretet, amirÅ‘l tételesen el kell számolni, az utolsó tömegközlekedési jegyig. Ha nem tudjuk a belsÅ‘ szabályokat, kérdezzünk rá, mi az, amit pozíciónkban elszámolhatunk – van akinek csak a közlekedést engedélyezik, másoknak akár vacsorákat is. 
 

Utóbbi esetben igyekezzünk ne a legdrágább helyet választani, és célszerű, ha legalább egyszer egy üzleti partnert is meghívunk. Régi trükk, hogy az említett partner csak papíron van ott, valójában pedig nincs, de ennek egyre könnyebb utánanézni – nem érdemes kockáztatni egy vacsora áráért a szavahihetÅ‘ségünket. Az valószínűtlen, hogy utána rákérdez a fÅ‘nökünk, hogy tényleg volt-e közös vacsora, de legközelebb szóba kerülhet, és hamar kiderül az igazság.