Állást menthet a jól kezelt levelezés

Ma már az e-mail illetve a vállalati levelezőrendszerek alapvető fontosságúak a vállalati kommunikációban, szinte minden ügy és kommunikáció ennek segítségével zajlik, sőt, sokszor még az is előfordul, hogy egy szobában ülők kommunikálnak ezzel az eszközzel. Az e-mailezésnek azonban vannak íratlan szabályai, amit nem árt betartani, különben...

Jellegzetes tulajdonsága ennek a kommunikációs formának, hogy akár komoly üzleti ügyekre, akár ártatlan munkahelyi csevegésre is kiválóan használható, másodpercek alatt meg lehet írni egy üzenetet és célba juttatni – majd esetleg ugyanilyen rövid idő alatt a küldést megbánni. A belső levelezési listák helytelen kezelésével, vagy a címzettek rossz kiválasztásával akár egyetlen másodperc alatt is kellemetlen helyzetbe lehet kerülni.

Olyan, mintha írásba adnánk

Véletlenül sem szabad elfelejtetni, hogy akármennyire is közkedvelt kommunikációs eszköz az e-mail, minden, amit ezen keresztül küldünk, tárolható, évekkel később is visszakereshető, nem is egy esetben mások által is elolvasható. Éppen ezért, egy-egy üzleti ügyben megírt levelünket érdemes körültekintően megfogalmazni, hiszen míg a szóbeli dolgokat (például egy feladat határideje, döntés egy kérdésben) később esetleg ki lehet magyarázni, az e-mailben leírtakat nem nagyon. Éppen ezért egyes menedzserek már-már művészi szintre fejlesztették azt a képességüket, hogy egy-egy levelük többféleképpen is értelmezhető legyen – ezzel is védve saját magukat, illetve kerülve az egyértelmű állásfoglalást.

Mindez könnyen elsajátítható, egyszerűen csak jól el kell mélyülni a feltételes mód különféle helyzetekben való használatában. Mennyivel másképpen hangzik például, az, hogy „Kedves János, a feladatot kedd 12 órára teljesítem”, mint az, hogy „Kedves János, amennyiben a feltételek adottak és más prioritás nem jön közbe,igyekszem a feladatot kedd 12 órára teljesíteni”. Az első esetben kedd 12 órakor, ha nincs kész a munka vita nélkül vesztettünk, a második esetben több kibúvó is kínálkozik. Persze senkit nem szeretnénk barokkos körmondatokra biztatni, de sokszor bizony hasznos lehet a talányos e-mail fogalmazás, különösen, ha egy-egy projekt teljesítése nem csak rajtunk múlik.

Formázzunk visszafogottan

Az első HTML alapú levelezőprogramok megérkezésekor óriási divattá vált a színes, zajos, vicces háttérképekkel, smileykkal tarkított e-mailek küldözgetése. Tömegével érkeztek a gyönyörű, borostyán, rózsa, vagy éppen füzetlap hátterű levelek. Ez ma már egyértelműen ciki, maximum a félkövér, dőlt betűtípust illik használni, esetleg néhány színt (pirosat vagy kéket) a nagyon fontos dolgok kiemeléséhez. Nem szabad elfelejteni, hogy az e-mailnek is van megszólítása és lezárása, főleg ha tőlünk magasabb pozícióban lévő személynek, társosztálynak, vagy vezetőnek kell írni. A kollégák közötti, „Jössz kávézni?” jellegű maileknél ez mellőzhető.

Külön figyelemmel kell lenni a külső címre (ügyfél, üzleti partner) küldött levelekre, ezek még véletlenül sem tartalmazhatnak helyesírási, elütési hibát, és szintén borzasztó hatást kelt, ha különböző színes-szagos elemek díszítik. Általában a komolyabb cégeknél már külön e-mail sablonokat hoznak létre, fejléccel, aláírásmintával, és minden munkatársnak ezeket kötelező használni.

Óvatosan a kör e-mailekkel

Levelezőlisták, reply all gomb – rengetegen kerültek már kellemetlen helyzetbe egy-egy rosszul sikerült címzés miatt. Nagyot néztek egy budapesti call centerben, amikor a legnagyobb hajtás közepén egyik kollégájuk e-mailje érkezett meg, amely a barátnőjével való némileg sikamlós esti programot taglalta. Ugyanígy fantasztikus hatást keltett az ismert bank belső hálózatán érkezett üzenet is, melynek szerzője a hétvégi italozós-csajozós bulit taglalta – eredeti szándéka szerint – közeli kollégájának, meglehetősen keresetlen szavakkal.

Fontos, hogy szinten mindenhol rossz szemmel nézik, ha a céges levelezőlistát eladó tévénk, macskánk, esetleg barátnőnk fodrász-szalonjának reklámozására használjuk. Erre általában léteznek belső hirdetőfelületek, ha mégsem, és feltétlen késztetést érzünk a levélküldésre, legalább a vezetőségi szinten hagyjuk ki a címzettek közül.

Az állásmentő e-mail

A napi hajtásban és stresszben sokszor előfordulhat, hogy egy-egy értekezleten vagy megbeszélésen hirtelen olyasmit vágnak a fejünkhöz, ami nem egészen úgy volt, mint ahogy abban a pillanatban hangzik. Éppen ezért elemi érdekünk, hogy az e-maileket ne töröljük le, illetve archiváljuk, legalábbis minden olyat, ami a munkához kapcsolódik. Sokszor perdöntő lehet egy-egy anyag elküldésének időpontja, egyáltalán a küldés megtörténte, vagy egy másik terület elutasító válasza egy probléma kezelésekor.

Biztonsági okokból a chat leveleken kívül mindent érdemes megőrizni. Az e-mailek hasznosak lehetnek egy esetleges munkaügyi perben is, de sok olyan esetet ismer az Állásmustra, amikor valaki az állását mentette meg azzal, hogy a „ráverni” kívánt balhét semlegesíteni tudta egy hónapokkal korábban elmentett e-mail felmutatásával, amely az ő igazát bizonyította. A mentés hasznos dolog, és bár nem szeretik sok helyen, nem árt, ha saját pendriveunkon is van a fontosabb levelekből másolat.