Ön sem tud dolgozni az egyterű irodában?

Igen divatosak manapság a teljesen nyitott, egyterű munkahelyek, ahol sokszor még a kisebb vezetÅ‘knek sem jut külön szoba. A jelszó legtöbbször a költségcsökkentés és a hatékonyabb kommunikáció – ám az egyterű irodákban épphogy sokszor kevésbé hatékony lehet a munkavégzés.

A tengerentúlról érkezÅ‘ divat hamar teret nyert Európában és Magyarországon is, ma már a legtöbb vállalatnál egyterű irodákban dolgozik a munkatársak nagy része. Az alapelgondolás szerint ezzel a formával egyrészt területet – és így költséget – lehet spórolni, másrészt sokkal hatékonyabban tud működni a team-munka, mintha mindenki elszeparálva ülne külön szobákban. Csakhogy az állandó zaj, a telefoncsörgés, a beszélgetések, a fel-le járkáló munkatársak alaposan le tudják csökkenteni a munkavégzés hatékonyságát, sokszor elég nehéz elmélyülni valamiben anélkül, hogy ötpercenként ne jönne oda valaki, vagy ne kellene alaposabban megismerkedni a környéken ülÅ‘ munkatársak telefonbeszélgetéseivel.

Állandó zajban kevésbé megy

Jó néhány ilyen irodában állandó a hangzavar, márpedig ez szinte lehetetlenné teszi a koncentrálást, különösen akkor, ha az asztalok közötti párbeszédre idÅ‘nként még figyelni is kell, vagy kontroll nélkül vegyesen csörögnek a környéken vezetékes és mobiltelefonok egyaránt. Néhol már a vállalati kultúra része, hogy a magánjellegű beszélgetésekkel a munkatársak kimennek a folyosóra – vagy ha létezik ilyen – a csendszobába, vagy akár valamelyik szabad tárgyalóba – ám még ma is számos olyan cég van, ahol bizony testközelbÅ‘l kell élvezni a mellettünk ülÅ‘ szerelmi ügyeinek részleteit, vagy éppen a hétvégi bulizás vidám történetét.

Egyes munkahelyeken már megszokottá vált a munkatársak körében, hogy az igazán elmélyülÅ‘s munkákat kora reggel, vagy este kell végezni, különben egyszerűen nem lehet 100%-osan koncentrálni a feladatra. Hatékony megoldás lehet a fülhallgatóval-zenehallgatással való védekezés, ám ekkor könnyen tűnhetünk antiszociálisnak, illetve a folyamatosan asztalunkhoz érkezÅ‘ kollégák ellen ez a megoldás sem nyújt teljes körű védelmet. Pedig a sokfelé figyeléssel, a folyamatos figyelemeltereléssel rengeteg hatékony munkaidÅ‘t lehet elveszteni, amit késÅ‘bb utána túlórában kell pótolni. (Személyesen ismerünk olyan munkahelyi vezetÅ‘t, akinek napja 70-80%-a különbözÅ‘ kollégákkal és üzleti partnerekkel történÅ‘ csevegéssel telik, a tényleges munkát pedig este 5 óra után tudja végezni.)

Fontos, hol ülünk

Azokban az irodákban, ahol sokan vannak egy légtérben, kulcsszerephez jut a munkaállomás helyzete: minél távolabb ülünk a bejárattól (lehetÅ‘leg a sarokban), annál nyugodtabban tudjuk végezni az elÅ‘írt tevékenységet. Nem kell hozzá Feng-shui, hogy kiderüljön: a legrosszabb hely az ajtó környéke, mivel az érkezÅ‘k döntÅ‘ többsége legalábbis „keresztül megy” rajtunk, rosszabb esetben az útjába kerülÅ‘ elsÅ‘ asztalnál próbálja rendezni az ügyet, amivel kapcsolatban érkezett. Halmozottan borzalmas a helyzet, ha háttal ülünk az ajtónak, ez hosszú távon gyakorlatilag elviselhetetlen.

Nem véletlen, hogy minden költözésnél kisebb harcok indulnak a legjobb helyekért, hiszen mindenki próbál egyfajta védett zónát létrehozni a munkaterülete környékén, és persze az internet korában az sem utolsó szempont, hogy lehetÅ‘leg minél kevesebben lássanak rá monitorunkra.

Ideálisabb a vegyes megoldás

Persze az sem szerencsés, ha mindenki egy-egy szobában árválkodik, mert annak egyrészt elszigetelÅ‘dés a vége, másrészt pedig a kollégák egymás szobájába fognak átjárkálni. A legjobb megoldás talán az, hogy az „elmélyülÅ‘sebb”, jelentÅ‘sebb koncentrációt kívánó munkát végzÅ‘ kollégákat külön (2-es, 3-as) szobákba ültetik, míg az ügyfélszolgálat, az adminisztráció működhet nagyobb légtérben – esetleg alkalmazhatjuk az open-desk politikát is, amikor senkinek sincs fix asztala, hanem mindig oda és azok köré ül, ahol, és akikkel éppen dolga van. (Ilyen jellegű megoldást vezet be az egyik hazai mobilszolgáltató is nemsokára átadásra kerülÅ‘ új székházában).

Szintén rossz vége lehet, ha a vezetÅ‘ket is az open office-ba kényszerítik – nem lesz lehetÅ‘ség bizalmas beszélgetésekre, telefonokra, vendégek, partnerek méltó fogadására (maximum egy külön tárgyalóban), márpedig nem biztos, hogy mindig mindenrÅ‘l tudniuk kell a munkatársaknak. Ha már egy vállalat mindenképpen nyitott irodatérben gondolkodik, érdemes legalább néhány – akár elÅ‘zetesen foglalható – kisebb szobát is fenntartani azon kollégáknak, akik munkájához fokozott koncentráció szükséges – egy életbevágóan fontos Excel táblát nagyon könnyű például elszámolni a nyitott irodákra jellemzÅ‘ hangzavarban.